¿Qué es contabilidad?
La contabilidad es un sistema que se emplea en economía para controlar y registrar los gastos e ingresos, además de otras operaciones. Las empresas la utilizan para anotar todos sus movimientos financieros, de manera ordenada y agrupada. De esta manera, permite saber lo que hay, lo que había y lo que ha entrado nuevo.
Las empresas, por motivos legales, realizan estos registros mediante la llamada contabilidad de doble entrada, un sistema que empezó a emplearse en la Florencia renacentista y que minimiza el riesgo de errores en las cuentas. Consiste en apuntar cada movimiento por duplicado, en dos columnas que hacen de balanza, cada uno con un concepto compensatorio del otro. Por ejemplo, una venta supone un ingreso y una compra, una salida de dinero. De esta manera, la suma de ambas columnas debe dar el mismo resultado. La primera columna se llama “Debe” y la segunda, “Haber”.
La finalidad de la contabilidad empresarial es la mostrar la actividad realizada para poder elaborar los estados contables de la empresa, que son unos informes financieros sobre un período determinado que toda empresa debe presentar en el Registro Mercantil para ofrecer su situación de manera pública y, a su vez, evitar falsificaciones posteriores. Por otro lado, son la base sobre la que se calcularán los impuestos correspondientes. Estos informes se recogen en dos libros:
-Libro Diario: con los asientos contables ordenados por fecha.
-Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: con el balance de situación.
Para saber qué elementos intervienen en la contabilidad, te recomendamos que leas nuestra entrada de Balance de sumas y saldos
Elementos para llevar la contabilidad
Las empresas solamente necesitan dos elementos para realizar su contabilidad: uno que le permita registrar los apuntes y otro que los justifique. Veamos cuáles son.
Programa contable
Antiguamente, los registros se realizaban a mano en unos libros que formaban parte de la decoración de las oficinas. Pero en la actualidad, la contabilidad se realiza mediante un programa informático. Aquí hay cierta libertad a la hora de escoger. Por ejemplo, en España, los más populares son Contasol, Contaya, Visionwin, Contamoney, Senior Conta, Anfix, Contaplus o SAP. Esto no quiere decir que haya que elegir uno de ellos para nuestro negocio. Algunos de ellos están diseñados para grandes empresas e incluyen opciones que no necesitamos. Tener el mejor programa del mundo no significa que sea mejor. Un autónomo, por ejemplo, puede funcionar perfectamente con Excel.
Justificantes
Pero si los apuntes contables se han beneficiado de los avances tecnológicos, no se puede decir lo mismo de los justificantes de cada operación. Por motivos obvios, debemos tenerlos guardados de manera física. Entre los justificantes más comunes tenemos las facturas, las nóminas, los movimientos bancarios y similares.
Quién hace la contabilidad en las empresas
La contabilidad la puede realizar cualquier persona de la empresa, siempre que sepa cómo llevarla, claro está. En una empresa grande, por ejemplo, es normal que aparezca un descuadre de vez en cuando (sobre todo el día antes de presentar las cuentas, obligando al responsable contable a echar horas extra hasta dar con el error), por lo que conviene que tenga una formación adecuada para solventar errores. Pero en el resto de negocios, no deja de ser un proceso mecanizado.