Factura proforma: qué es, para qué sirve y casos de uso

Aunque pensemos que una factura es un instrumento de pago, no siempre es así. Este es el caso de la factura proforma, un documento informativo sin mayor validez que la de indicar al cliente el importe total de una venta o prestación de servicio.

¿Qué es una factura proforma?

Como hemos explicado en la introducción, la factura proforma ofrece información de los costes de una venta o servicio. De esta manera, el cliente dispone de un documento con el precio para su propio conocimiento. Pero no está obligado a abonar dicho importe. Tampoco tiene validez alguna, a efectos contables.

De hecho, se asemeja más a un presupuesto que a una factura. Sin embargo, la factura proforma, a diferencia del presupuesto, cuenta con validez legal. A pesar de su carácter informativo, su entrega y aceptación implica un reconocimiento de actividad comercial o laboral.

¿Para qué sirve una factura proforma?

El carácter informativo de este tipo de documento permite mantener una relación comercial con cierto margen de maniobra. En primer lugar, sirve para declarar una intención de trabajo conjunto. Así, sin llegar a cerrar un acuerdo, muestra la intención de emplear los servicios de una determinada empresa o particular. Por otro lado, informa de los detalles de la operación a llevar a cabo, con sus respectivos costes bien especificados.

Como consecuencia de este acuerdo tácito, los precios que figuran quedan pendientes de aceptación, pudiendo ser modificados en función de las necesidades. Es decir, que si algún apartado resulta excesivo o innecesario, permite llegar a un acuerdo al respecto. También permite añadir más elementos, en caso de que las condiciones del trabajo así lo requiriesen. Eso sí, una vez cerrado el importe, este será el que figure en la factura final.

Cómo funciona

Además, la factura proforma también sirve para asegurar un anticipo de trabajo. Es decir, que en lugar de realizar una venta o prestación de servicio determinado, expidiendo en documento de cobro a su finalización, la factura proforma invierte ese orden.

Por ejemplo, una empresa de instalación de aires acondicionados llega a un acuerdo con otra empresa para modernizar su sistema de ventilación. A continuación, los instaladores envían una factura proforma con los detalles y precio de los trabajos y materiales. Después, el cliente decide si acepta su contenido o desea realizar algún cambio. Una vez dado el visto bueno, la factura proforma confirma la existencia de una relación laboral entre ambos y se efectúa la instalación. Finalmente, la empresa instaladora emitirá una factura, con los mismos datos que los que figuraban en la de proforma, para entregársela al cliente, quien ya sabe cuál va ser el precio total a pagar.

Elementos obligatorios

Los datos que deben figurar en una factura proforma son los siguientes:

• Cabecera: donde se especifica con claridad que se trata de una facture proforma.
• Fecha de emisión: con día, mes y año.
• Datos del emisor: que deben incluir su nombre comercial o nombre con apellidos, dirección, NIF y domicilio fiscal.
• Datos del cliente: que deben incluir su nombre comercial o nombre con apellidos, dirección, NIF y domicilio fiscal.
• Descripción: el apartado más importante, puesto que tiene que incluir los detalles de los productos o trabajo a realizar, con su correspondiente precio.
• Total: aquí figura el importe total bruto, el IVA y el precio total neto .

Respecto a los datos que NO deben aparecer, el más importante de todos ellos es el del número de factura. Ya hemos visto que la factura proforma no tiene validez contable. Por lo tanto, si lo añadiésemos, estaríamos creando una factura real y no informativa.