Aumenta la rentabilidad y productividad con una secretaría virtual

Vamos a ver cómo aumenta la rentabilidad y productividad con una secretaria virtual en el mundo laboral actual. Según un artículo de la Caixabank, «el crecimiento de las nuevas tecnologías explica algo más de la totalidad del 14% de crecimiento acumulado de la productividad laboral entre los periodos 1996-1998 y 2014-2016». Más adelante, analiza la repercusión en la productividad en función de un incremento en la inversión tecnológica. Los resultados que ofrece, dependiendo de si la estimación es optimista o positiva, muestran unos datos halagüeños. En ambos casos, la productividad aumenta.

Del fax a Internet: breve historia de la rentabilidad y productividad antes de la secretaria virtual en España

Tampoco hacía falta consultar un estudio profesional para darse cuenta de que la rentabilidad y productividad han aumentado en España gracias a las nuevas tecnologías. Cuando empecé mi andadura profesional, el concepto de tecnología en las empresas se reducía al teléfono. De hecho, viví en primera persona la revolución del fax. También recuerdo dos cajas blancas. Una servía de procesador de textos y, la otra, de base de datos. En efecto, estoy hablando de los ordenadores. Sí, los de monitor con pantalla azul, teclado de letra gruesa y manejo mediante las flechas de dirección, el tabulador y los comandos F en ausencia de ratón. Porque, para su llegada, aún faltaban varios años.

Si queréis saber por qué os cuento esto, la respuesta es muy sencilla: los que vivimos aquello vimos cómo poco a poco se reducía el tiempo de trabajo a medida que subía la efectividad laboral. Tanto, que actualmente una sola persona es suficiente para considerarse empresa, en el sentido estricto de la palabra. Y todo, gracias a un socio tecnológico fundamental: Internet.

Sobre la rentabilidad de una secretaria virtual

En primer lugar, quiero aclarar que una secretaria virtual es una persona física. De hecho, a diferencia de otros servicios tecnológicos actuales, aquí estamos hablando de una serie de profesionales como tú o como yo. Es decir, seres humanos. El adjetivo virtual simplemente indica que realizan su trabajo desde una ubicación ajena a la oficina.

Aclarado este punto, prosigo. Hasta ahora, el coste de las que llamamos secretarias físicas suponía un esfuerzo económico considerable para cualquier empresa mediana y ciertamente alto en el caso de las pequeñas. Pero, si pensamos en empresas muy pequeñas o profesionales autónomos, su contratación se descartaba por imposible. De esta manera, tan solo las empresas grandes o multinacionales se podían permitir su incorporación a la plantilla.

No obstante, esta situación dio un giro de 180 grados cuando la conexión a Internet pasó de Kas a Megas y aumentó la capacidad de almacenaje dentro de un espacio virtual llamado La Nube. Porque ahí es donde trabajan las secretarias virtuales. Así que ya sabéis dónde tienen la oficina. Esto supone, entre otras cosas, la nula necesidad de habilitar un espacio para una nueva empleada. O el coste que supone realizar una contratación, ya que las secretarias virtuales cobran por servicio en lugar de nómina.

Sobre la productividad de una secretaria virtual

Como habéis visto en el apartado anterior, la inversión tecnológica en un servicio de secretariado virtual resulta rentable para cualquier tipo de empresa o profesional independiente. Pero, ¿en qué mejora la productividad?

Principalmente, en que libera a quien disponga de este servicio de realizar actividades ajenas a su fuente de trabajo principal. De sobra es sabido que todo tipo de interrupción afecta de manera negativa a la productividad. Sobre todo cuando el teléfono suena de manera ininterrumpida cada cinco minutos. Por otro lado, al ofrecer una atención telefónica eficiente y profesional a los clientes, la imagen del negocio mejora. Esto atrae a más clientes mientras fideliza a los que ya había antes. Pero esto último corresponde mejor al apartado de rentabilidad. Así que regresemos a la productividad.

El otro aspecto importante a tener en cuenta de las secretarias virtuales es su capacidad organizativa. Además de responder con educación y profesionalidad cada una de las llamadas recibidas, también se encargan de llevar la agenda. De esta manera, el negocio tendrá bajo control todos los aspectos de su actividad referentes al qué, el dónde y con quién, aparte del cuándo. Es decir, cuenta con una estructura de trabajo bien definida, aparte de actualizada, en todo momento.

Conclusión

En resumen, una secretaria virtual libera de distracciones a los trabajadores y de preocupaciones a los autónomos. Pues a los primeros no les interrumpen las llamadas y los segundos no las pierden por estar dedicados a su actividad profesional. A esto hay que añadir que la agenda solo se tiene que consultar, porque ya hay alguien encargándose de ella. El tiempo que antes perdíais en estas actividades se convierte ahora en ganancia. Podéis trabajar mejor y mejor concentrados. Y todo, a cambio de una pequeña inversión.