En que se diferencia Cloudsecretary de un servicio de contestador

Un problema de la tecnología es que, cuando se incorpora a un sector, de inmediato pensamos que siempre será igual. En especial, si el servicio que prestan es similar. El espectro generacional también influye en esa percepción, como se puede comprobar entre aquellos que conocieron los ordenadores por primera vez en los 60, en los 80 y en el 2000. Cada uno asume que, tratándose del mismo aparato, lo que ofrece va a ser parecido pero con funcionamiento distinto. Lo cual lleva a la siguiente conclusión: ¿para qué cambiar?. En este artículo aprenderemos en qué se diferencia cloudsecretary de un servicio de contestador.

En la actualidad, contamos con tres tipos de servicios que permiten atender a todas las llamadas que recibamos:

-Secretaria o recepción

Se trata de una persona o personas que trabajan desde la misma empresa. Tienen varias cosas en común, como la atención y recepción de llamadas o pedidos. Pero cuentan con varias diferencias respecto al resto de sus funciones.

– Contestador automático

Una máquina o robot que se encarga de responder las llamadas recibidas. Ofrece varias posibilidades en cuanto a su manera de realizar esta función.

-Secretaria virtual

Similar a la secretaria de las empresas, pero no realiza su trabajo en sus instalaciones.

La definición de cada una de ellas nos deja claro que las tres sirven para atender las llamadas telefónicas. En
otro artículo de este blog, hemos tratado el tema de las diferencias entre las secretarias virtuales y las físicas. Ahora, vamos a comparar los contestadores automáticos  con el servicio que presta CloudSecretary.

Características del servicio de contestador automático

Los primeros contestadores automáticos supusieron una tremenda mejora en cuanto al tema de comunicación. A menos que hubiese alguien más en el hogar, quien quisiera contactar con una persona debía repetir la llamada cada cierto tiempo, confiando en que ya se encontrara en su hogar, o esperar a esa hora en la que sabía estaría en casa, cruzando los dedos para que la línea no estuviera ocupada con otra llamada.

Por otro lado, si la persona estaba esperando un mensaje importante, estaba obligada a  quedarse en casa, mirando el aparato telefónico con cierta impaciencia hasta que sonara…  y que se tratara de la llamada adecuada, claro. Pero, gracias a esta innovación tecnológica, los mensajes quedaban grabados en una cinta. Ni quien llamaba ni quien recibía dependían ya de coincidir al mismo tiempo para comunicarse.

Curiosamente, el servicio virtual tiene un origen similar. Si había alguien más en casa, podía tomar nota del mensaje y llamar al trabajo de la otra persona para transmitir la información recibida.

Pero este cambio, tan útil para los hogares personales, ¿qué aportaba a las empresas? Al fin y al cabo, durante el horario laboral, la línea de comunicación estaba  siempre abierta. Pero muchas llamadas se perdían por tener la línea ocupada o que la persona que tenía que contestarlas no se hallara en su puesto de trabajo en ese momento. El contestador ofrecía la posibilidad a los clientes de dejar un mensaje. No obstante, podía tardar demasiado tiempo en escucharse, por lo que la mayoría optaba por volver a intentarlo más adelante. O llamar a otra empresa, si necesitaban una respuesta cuanto antes. Así que su verdadera utilidad residía en recoger las llamadas recibidas al finalizar el horario laboral, para escucharlas al día siguiente.

El problema de atender a múltiples llamadas al mismo tiempo se solucionó con la centralita. En lugar de emplear a una persona, en función del volumen de recepción que tuviesen, había otra u otras más encargándose de que todo aquel que quisiera ponerse en contacto con la empresa recibiese pronta y rápida respuesta.

Entonces, aparecieron las centralitas automáticas. Al principio, dieron muchos problemas; muchos más que ahora. Sin embargo, resultaban más baratas que mantener una plantilla de varias trabajadoras. Especialmente en la mayoría de organismos oficiales.

El teléfono móvil, sin embargo, eliminó la mayoría de ventajas de los contestadores automáticos. Sobre todo las de los domicilios particulares. Pero no desaparecieron; simplemente se mudaron al nuevo elemento tecnológico. En cuanto a las empresas, más o menos las cosas siguieron de la misma manera. Solo que, ahora, se podían desviar las llamadas recibidas al móvil. Ya no era necesario quedarse en un mismo sitio para poder atender a los clientes.

Sí, el contestador supo adaptarse a los tiempos. Se modernizó. Mejoró sus prestaciones robóticas lo suficiente como para no frustrar todo el rato a quienes llamaban. Hasta que los servicios de correo electrónico primero y mensajería instantánea lo dejaron obsoleto. Su uso ha quedado relegado a servicios de centralita, números de pago y móvil, tanto personal como de empresa.

Una de las más evidentes es el precio. El servicio de contestador es gratuito. Esto hace que no suponga un coste para las empresas o profesionales, que se garantizan que van a recibir los mensajes, siempre y cuando quien llame no cuelgue al escuchar la voz programada, que es bastante habitual.

El servicio de secretariado virtual, por su parte, garantiza una comunicación humana, profesional y directa con la persona que llame. Al contestar, no van a colgar. Porque saben que les están atendiendo y le van a proporcionar una solución a su problema, una conexión con otra persona al instante y la posibilidad de modificar una cita sin depender del tiempo que pueda pasar hasta que se escuche el mensaje grabado. Para el empresario, eso significa que va a estar al tanto en cualquier momento de las modificaciones de su agenda, no perder tiempo y poder reaccionar en consecuencia.

Porque las secretarias virtuales, a diferencia de los contestadores, se encargan no solo de la atención telefónica sino también de la gestión de la agenda, eliminando esta tarea de la lista de actividades.