Consejos para sacar partido al servicio de secretaria virtual

En este artículo queremos enseñaros los consejos para sacar partido al servicio de secretaria virtual.

Por regla general, le damos un único uso a las cosas que tenemos, sin tener en cuenta las otras posibilidades que ofrecen. Por ejemplo, un ordenador. Sin necesidad de añadir nada a lo que trae, dispone de un amplio catálogo de opciones que la gran mayoría desconoce su existencia. O, simplemente, ignora cómo utilizarlas. De la misma manera, podemos instalar un rosario de programas que nos permitan potenciar sus recursos. Pero casi nadie lo hace. 

Al servicio de secretaría virtual le sucede algo parecido. El cliente contrata el servicio para que contesten las llamadas que reciba su negocio. A los pocos días, el resultado es el esperado, así que se queda satisfecho. Y, sin embargo, no se da cuenta de que tiene un servicio como el que se compra un ordenador último modelo para acceder a su correo: cumple con su objetivo pero puede hacer muchas cosas más.

Sin más dilaciones, vamos a mostraros una serie de consejos con los que obtener un rendimiento mayor del servicio de secretaría virtual y explicaros los beneficios de hacernos caso.

Saca partido a la flexibilidad horaria

El servicio de secretaría virtual permite a sus usuarios contar con sus servicios durante el número de horas que contraten. Pero no tienen por qué ser las mismas del horario laboral. Ciertos negocios reciben la mayor parte de las llamadas en una franja horaria determinada. Si ajustamos el tiempo de contratación a ese período de pico comunicativo, la empresa sacará mayor rendimiento del servicio, además de ahorrar dinero.

Consejos para sacar partido al servicio de secretaria virtual

Usa la cabeza con los idiomas

En los colegios la educación es bilingüe. En las empresas se necesita un B2 en inglés para poder trabajar. La globalización es más que evidente en la Unión Europea. Pero, ¿quién utiliza en realidad tus servicios? Si tu mercado es local, una secretaria con idiomas es útil, pero no por su manejo de ellas. Su contratación resulta una opción viable en caso de adecuarse a los planes de expansión de la empresa. En caso contrario, es como colgar un buen cuadro en la parte oscura del almacén.

Define bien la información

La secretaria virtual se encargará de dar la mejor asistencia telefónica posible a tus clientes. Pero, claro está, será la empresa quien le informe a ella de lo que tiene que decir. Así que, antes de contratar el servicio, asegúrate de disponer de toda la información necesaria para que pueda realizar su trabajo con seguridad. No se trata solo de recopilar los datos básicos de la empresa, sino el tipo de llamadas más frecuentes que reciben, las personas a las de dirigir temas técnicos, la imagen que se quiere transmitir y la disponibilidad de los empleados o de uno mismo, en caso de que seas autónomo. En caso contrario, se la tendrás que proporcionar con el servicio funcionando, perdiendo efectividad, tiempo y dinero.

Delega gracias al servicio de secretaria virtual

El servicio de secretaría virtual hace muchas más cosas que responder llamadas. Por ejemplo, manejan la organización de la agenda mejor que nosotros. O realizan la gestión administrativa con mayor efectividad. No te empeñes en querer controlar aspectos del trabajo que no conoces del todo bien y aprende a delegar en profesionales para ese tipo de actividades necesarias pero que añaden tiempo a tu jornada.

Reduce el estrés con el servicio de secretaria virtual

Tanto el tuyo como el de tus empleados. Porque el teléfono no solo desconcentra, sino que hay llamadas que obligan a dedicar tiempo a su respuesta, provocando tensión por la interrupción. Regala tranquilidad para tu entorno laboral y que se preocupen simplemente de los problemas relacionados con su especialidad.

Servicio de Secretaria Virtual de 24 horas

Como decíamos al principio, podemos instalar programas en un ordenador que nos permiten realizar una función muy específica. La secretaria virtual 24 horas es una de ellas. En caso de que nuestro negocio trabaje con o en países con diferente uso horario al nuestro, además de a nivel local, la línea de comunicación deberá estar siempre abierta. Y no me refiero a clientes nada más. Conozco el caso de una empresa que llevaba el alojamiento web desde la India y los programadores de allí tenían que avisar de las actualizaciones, errores o subidas completadas a diario. Esto provocaba una avalancha de correos electrónicos por la mañana en la empresa española, ya que no podían informar vía telefónica tras su realización.

Aprende a “virtualizar” la oficina

Cuando escuchamos la palabra oficina, nuestro cerebro genera una imagen en nuestra cabeza. Y lo más seguro es que incluya mesas, paredes, gente y pilas de papeles. Pero dudo mucho que la proyección mental incluya el teléfono móvil nada más; la oficina virtual es demasiado reciente para haber desarrollado su propio qualia todavía. Sin embargo, en ese aparato que nos acompaña a todas partes, reside el centro de operaciones de nuestro lugar de trabajo cibernético. Una vez entendido esto, te darás cuenta que puedes desarrollar tu trabajo desde cualquier parte sin perder detalle de lo que sucede en tu oficina. Porque la llevas encima. Accede a la aplicación correspondiente y verás tu agenda actualizada, las citas nuevas programadas, los avisos de llamadas recibidas y cualquier otra información importante que tu secretaria virtual te haya indicado.