Beneficios de una oficina virtual y secretaria virtual

Beneficios de una oficina virtual y secretaria virtual ¿Una oficina virtual? ¿Secretarias virtuales? No te alarmes. No estás en un blog de ciencia-ficción. Aunque todo esto te suene a Klingon. Has llegado hasta aquí para conocer las últimas novedades en tecnología empresarial, los secretos que la web esconde detrás de la Nube y cómo te pueden ayudar a mejorar tu negocio.

Qué es una oficina virtual.Beneficios de una oficina virtual y secretaria virtual

Se trata de un tipo de oficina que, en lugar de suelo, techo y paredes, tiene bytes. Es decir, que no se encuentra en un lugar físico –iba a decir plano, pero me sonaba demasiado místico- sino en la Web.

Desde que apareció Internet, los sistemas tradicionales de trabajo se han ido adaptando a la tecnología. Hasta tal punto que el lugar físico ya no es necesario. Puedes trabajar desde tu casa o desde cualquier lugar del mundo siempre y cuando tengas una conexión a Internet disponible. ¿Para qué pagar un alquiler, pues?

Qué es una secretaria virtual.Beneficios de una oficina virtual y secretaria virtual

Como hemos visto en el apartado anterior, ya no es necesario disponer de una oficina para trabajar. De la misma manera, los puestos de trabajo alteran su denominación con la etiqueta de virtual. Por tanto, una secretaria virtual no es un personaje de videojuego sino una persona real (en realidad, un equipo de ellas) que presta sus servicios a través del teléfono y la web.

Para entendernos, hablamos de un servicio establecido en una ubicación determinada que está conectada a nuestro negocio a través del ordenador. Como una Intranet. Pero sin oficina.

Beneficios de una oficina virtual

Bien, ya entendemos cómo funciona una oficina virtual. Pero, ¿qué ventajas ofrece respecto a la tradicional? Os las mostramos a continuación:

Precio

Si tienes un negocio ya montado, ¿cuánto pagas de alquiler por la oficina? Piensa si realmente necesitas invertir ese dinero en un lugar físico. En el caso de una virtual, ese gasto es el mismo que el de los ordenadores y router.

Flexibilidad

Una oficina virtual viaja contigo en la maleta de un portátil. De esta manera, podrás trabajar desde tu casa; en un pueblo tranquilo alejado del ruido de las ciudades; en el extranjero o desde cualquier espacio de coworking, si necesitas reunirte con los clientes dentro de un espacio corporativo.

Tiempo

¿Cuánto tiempo dedicas al día a ir/volver del trabajo? ¿Vas en coche? ¿En transporte público? ¿A qué hora te levantas? ¿A qué hora te acuestas? Todo eso cambia cuando tu oficina es virtual. Porque te olvidas de los desplazamientos y escoges el horario que mejor se adapte a tus necesidades y a las de tus clientes. Lo que nos lleva al siguiente beneficio:

Comodidad

Dado que tu empresa estará siempre en la web, podrás realizar tu trabajo mucho más cómodo desde el lugar que te venga mejor. Ten en cuenta que dispones de programas de videoconferencia con los que poder organizar reuniones sin necesidad de desplazamientos.

Beneficios de una secretaria virtual

Turno ahora de ver las ventajas de una secretaria virtual respecto a una tradicional.

Precio

Obviamente, si una oficina virtual es más barata que una física, lo mismo sucede con los servicios prestados a través de la red. El precio de contratación de una persona es alto para las empresas. Sin embargo, en el mundo virtual, las condiciones se modifican sin que se altere la calidad de su trabajo.

Atención telefónica profesional

La comunicación con los clientes es fundamental de cara al éxito en los negocios. Si obviamos este punto, nos vamos a encontrar con una desagradable sorpresa: los clientes se van a ir. Porque no contentamos a sus llamadas. Porque lo hacemos mal. Porque estamos trabajando en otra cosa y tenemos prisa por colgar.

Gracias a las secretarias virtuales, podemos contar con un refuerzo indispensable en nuestro negocio que garantice la satisfacción del cliente mientras nosotros estamos centrados en lo importante: trabajar.

Efectividad

El servicio de secretaría virtual lo ofrecen personas especializadas en la atención telefónica. Cuanto más profesionales sean nuestros empleados, mayor eficiencia obtendremos en los resultados.

Optimización en la organización

Una secretaria no solo se encarga de responder al teléfono. También se encarga de organizar nuestra agenda, anotando modificaciones de horarios, reuniones, viajes, etc. De esta manera, sabremos lo que tenemos que hacer y cuándo hacerlo en todo momento a través de nuestra agenda online.

Servicio constante y a medida

Cuando delegamos una serie de actividades a una persona física, dependemos de que siempre se encuentre disponible. Basta una simple gripe para que el sistema se desbarajuste del todo y tengamos que repartir su trabajo entre todos. Las secretarias virtuales, por el contrario, son un servicio fijo que ofrece una empresa. Por tanto, si surge cualquier problema, de inmediato tenemos un reemplazo.

Los horarios también suponen un quebradero de cabeza cuando contamos con una secretaria física. Sin embargo, gracias al servicio de secretarias virtuales, podemos trazar diferentes espacios horarios en función de las necesidades de nuestro negocio. Esto quiere decir que, si requerimos sus servicios dos horas al día o veinticuatro, lo tendremos.